Le prime 5 cose da sapere sulla fatturazione elettronica

Dal 1 Luglio del 2022 anche le categorie che fino ad oggi non sono state soggette all’emissione di fattura elettronica, saranno tenute ad emettere e ricevere fattura digitale. E’ il momento, per chi si trova in una di queste categorie di saperne di più. Cominciamo dal principio.

1. Quanto costa la fatturazione elettronica?

Per fatturazione elettronica si intende il processo digitale che crea e gestisce le fatture per l’intero ciclo di vita. Il sistema di fatturazione elettronica si occupa di generare le fatture, emetterle, verificarne la ricezione da parte del destinatario e di conservarle per 10 anni come prescritto dalla normativa.

Dal 1 Luglio 2022 sarà obbligatoria per tutti i soggetti a partita IVA. Fino ad allora rimangono esenti i regimi fiscali forfettari.

La fattura elettronica si rivolge sia ai soggetti provati che a quelli della pubblica amministrazione. E’ pensata per uniformare e agevolare la compilazione la gestione e la conservazione dei documenti fiscali come prescritto dalla normativa.

2. Chi ha l’obbligo di emettere fatturazione elettronica?

Ad oggi l’obbligo di fatturazione elettronica riguarda tutti i titolari di partita IVA con sede o residenza in Italia. Ciò significa che non soltanto le Pubbliche Amministrazioni, ma anche le aziende private sono, ormai quasi da due anni, obbligate ad aderire al sistema di fatturazione elettronica. Con le eccezioni previste dalla legge di bilancio del 2018 a cui è convesso continuare ad emettere fattura cartacea:

• Le imprese o i lavoratori autonomi che ricadono nel “regime di vantaggio” (più noto come “dei minimi”) o che usufruiscono del regime forfettario;
• I soggetti che effettuano prestazioni verso privati o aziende con sede o residenza fuori dall’Italia;
• I piccoli produttori agricoli.

Dal 1 Luglio 2022 questa eccezioni decadranno, quindi forse è il momento di iniziare a prepararsi al nuovo regime di fatturazione. A questo link trovi le nostre soluzioni destinate alla PMI e alle micro imprese.

3. Come si attiva la fatturazione elettronica?

Sono diversi i sistemi per accedere al sistema di fatturazione elettronica attraverso il sistema web dell’agenzia delle entrate.

Puoi accedere se munito di SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale), grazie alla carta dei servizi o usufruire della piattaforma Fisco on line sempre dell’agenzia delle entrate.

In ogni caso infatti, quale che sia il sistema per cui si è optato, ogni fattura prodotta telematicamente passerà attraverso un cosiddetto Sistema di Interscambio (SDI) che è gestito dalla Agenzia delle Entrate, e le cui caratteristiche e funzioni vedremo in seguito.

Per poter fatturare elettronicamente e ricevere fatture elettroniche, oltre alle credenziali d’accesso al software o web service prescelto, bisogna semplicemente munirsi di un codice destinatario (un codice alfanumerico di 7 cifre che si può richiedere al proprio gestore del servizio) oppure di un indirizzo PEC. 

4 Cos’è lo SDI (Sistema di Interscambio)?

Ogni fattura digitale passa per il Sistema di Interscambio, un sistema informatico che ha la funzione di ricevere, verificare ed inoltrare i documenti fiscali che gli vengono inoltrati.

Questo processo ha il compito di limitare al minimo gli errori di compilazione dati e garantisce il corretto instradamento delle comunicazioni fiscali tra cliente e fornitore.

Il SDI, nella fattispecie, si occupa di verificare e controllare che:

• Siano presenti tutti i dati necessari per l’emissione del documento;
• La partita IVA, o codice fiscale, di entrambe le parti sia esistente in Anagrafe Tributaria;
• Vi sia coerenza tra i valori degli imponibili, dell’aliquota e dell’IVA.

Soltanto superati tali controlli allora il SDI procederà all’invio della fattura elettronica al destinatario, tramite codice univoco oppure PEC, e della ricevuta di consegna al mittente. Nella ricevuta, oltre a data ed ora, sono indicati il nome attribuito al documento da chi lo ha emesso, un numero ed un hash univoci assegnati alla fattura automaticamente dal SDI, che ne garantiscono ordinabilità ed integrità.

Inoltre, il Sistema di Interscambio mette a disposizione un duplicato, valido in termini di legge, per ogni documento emesso e ricevuto.

5. Quanto costa la fatturazione elettronica?

Ma quanto si risparmia con la fatturazione elettronica? Secondo l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) il costo di una fattura tradizionale si aggira tra i 2,6 e i 3,7 euro per ogni documento, mentre già l’invio tramite PEC non arriva a toccare i 2,5 euro a fattura.

Senza considerare le spese per il personale preposto e per l’archiviazione e la conservazione dei documenti per i 10 anni previsti dalla legge, la procedura elettronica si configura già come estremamente conveniente.

Volendo scendere nel dettaglio, si parla di un massimo di 1,2 euro a fattura per chi si serve dell’upload diretto su web service, di 1,7 euro per documento per coloro che procedono con data entry sul form online del fornitore e di un massimo di 1,8 euro a fattura per chi si sia munito di un software gestionale per la fatturazione elettronica.

Tutto ciò, informa l’AgID, può portare ad un risparmio di oltre un miliardo di euro l’anno solo sul fronte dei costi per la Pubblica Amministrazione. Ovviamente, ciò potrà avvenire solo nel momento in cui la conversione avrà superato completamente il passatismo di chi continua a sottrarsi al processo di digitalizzazione ed il sistema sarà pienamente a regime, nessuno escluso.